従業員が安心して働ける環境を整えることは、組織の健全な成長に欠かせません。
職場内の小さな声に耳を傾けることが、大きなリスクの芽を未然に摘む第一歩となります。
ハラスメントや差別行為の予防だけでなく、日々の小さな不満や違和感にも丁寧に向き合う姿勢が、従業員の信頼を築きます。
そのような取り組みを支える有効なツールのひとつが、従業員ホットラインサービスです。
社内で発生している諸問題、本当に把握できていますか？
日々の業務が忙しい中で、従業員一人ひとりの小さな声に耳を傾けることは、時として難しいものです。しかし、社内の問題は“見えないところ”で静かに進行していることがあります。
ハラスメントや差別（ディスクリミネーション）といった重大な問題はもちろんのこと、「ちょっとした不満」や「仕事上の違和感」、「同僚との関係に対する不安」など、目立たないけれど見逃してはならない懸念が、社内に蓄積していないでしょうか？
それらの小さな声を見過ごしてしまうと、やがて職場環境の悪化、離職者の増加、モチベーションの低下など、組織全体に深刻な影響を及ぼすリスクがあります。
従業員が安心して声を上げられる環境を整えることは、企業の健全な成長に不可欠です。
アクタスの「従業員ホットラインサービス」が、そのお手伝いをいたします
このサービスは、従業員が気まずさを感じることなく、また誰にも知られずに、抱えている懸念や不満、通報すべき事項を安全かつ簡単に報告できる仕組みを提供するものです。
報告手段は複数用意されており、オンライン、メール、電話、FAXから選べるため、どのような状況でも利用しやすいのが特徴です。
また、企業側のご要望に応じて、通報後の対応方法に関するアドバイスや対応フローの構築支援も行っており、導入後も安心して運用いただけます。
導入にあたっての主なポイント
- 匿名通報を許可するかどうかは企業様の判断に委ねられます。導入前には「ホットラインポリシー」を策定し、従業員に周知する必要があります。弊社では匿名通報を可能にするポリシーの採用を推奨しております。これは、声を上げることに抵抗を感じる従業員の心理的ハードルを下げるためです。
- 匿名通報を許可する場合でも、通報時に連絡先情報の入力を求めることが基本となります。ただし、通報者が自ら情報提供を希望しない限り、その個人情報が報告書や記録に含まれることはありません。
アクタスでは、全ての通報に関する情報を安全に管理・保管し、第三者への漏洩を防ぐ厳格な対応を行っております。※裁判所命令や政府機関からの要請がある場合を除きます。 - 所定の通報フォームを活用することで、情報の一貫性と正確性を保ち、通報の内容を適切に記録・管理することができます。オンラインでの送信のほか、eメール、電話、FAXといった複数の手段を活用できる柔軟な体制を整えています。
安心・安全な職場づくりを実現しませんか？
今、御社の従業員が抱えているかもしれない「小さな声」に、確実に気づき、適切に対応する体制を整えることが、企業の信頼性と従業員満足度を大きく高めます。
アクタスのホットラインサービスは、その第一歩として非常に有効な仕組みです。
ぜひ、この機会に導入をご検討ください。ご質問・ご相談も随時承っております。
よくあるご質問 FAQ
ホットラインとは具体的にどのようなサービスですか？
従業員が職場内で感じた問題や懸念、不満を、匿名または実名で安心して報告できる専用の通報窓口です。通報内容は第三者であるアクタスが受け取り、企業に報告する形で情報を共有します。オンライン、メール、電話、FAXなど複数の手段で通報が可能です。
通報できる内容にはどのようなものがありますか？
ハラスメント（セクシャル、パワー）、差別、倫理違反、不適切な指導、労働環境への不満、職場の安全に関する懸念など、あらゆる社内問題が対象です。内容の大小を問わず、早期対応のためにどんな些細なことでも通報が推奨されます。
通報は本当に匿名で行えますか？
はい。企業側が匿名通報を許可している場合に限り、匿名での通報が可能です。通報者の氏名や連絡先はアクタスで安全に管理され、本人の許可なく企業側に共有されることはありません。ただし、内容に対して対応するために必要な範囲での情報開示が求められる場合は、事前に同意を得た上で行います。
通報者の情報は守られますか？報復などの心配はありませんか？
通報者のプライバシー保護は最優先事項です。アクタスではすべての情報を厳格に管理し、本人の同意なく第三者に開示することはありません。報復行為は明確に禁止されており、ホットラインポリシーにもその旨が明記されます。通報者が不利益を被ることのないよう、企業には適切な対応と配慮をお願いしています。
どのようにして通報すればよいですか？
所定のホットライン通報フォームを使用し、以下の方法で通報が可能です：
- オンラインフォーム（PC・スマートフォン対応）
- Eメール
- 専用電話番号への通話
- FAXでの送信
いずれの方法も、簡単に利用できるように設計されています。通報内容の記載例もありますので、初めての方でも安心してご利用いただけます。
導入の際、従業員にはどのように周知するのですか？
ホットライン導入時には、アクタスがご用意する「ホットラインポリシー」「通報フォーム」「利用ガイド」などの資料を通じて、従業員への説明・周知が行われます。
通報後、企業側の対応はどうなりますか？
通報内容はアクタスから企業の担当者に日本語または英語で報告されます。企業側で対応が必要な場合には、アクタスより適切な対応フローやアクションプランの提案も行います。場合によっては外部専門家の紹介も可能です。
アクタスが提供するメリットは何ですか？
第三者であるアクタスが窓口を担うことで、従業員が「社内に知られたくない」と感じる問題でも、安心して報告できます。また、匿名性の確保や専門的な記録管理、通報後の客観的なアドバイスにより、社内の信頼構築や職場環境の改善に大きく貢献します。
必要に応じて、さらに詳細なご質問や実際の導入事例をもとにしたQ&Aも追加可能です。パンフレットやWeb FAQページとしての活用もご希望でしたらお申し付けください。
